تعیین عنوان آزمون ها و نوبت آزمون جاری
این نرم افزار می تواند تا 12 نمره آزمون برای یک سال تحصیلی ثبت کند، نوبت های آزمون می تواند در یکماه چندبار باشد، بنابراین میتوان عناوین : نیمه اول مهرماه، پایان مهرماه و .... داشت. بهتر است از عبارات کوتاه برای نامگذاری عناوین آزمون ها استفاده کنید.
همچنین لازم نیست حتما 12 نمره ثبت کنید، تعداد 7 نمره در یک سال تحصیلی امکانپذیرتر بنظر میرسد:
مهر(1)،آبان(2)،آذر(3)،دی(4)،بهمن(5)،اسفند(6)،اردیبهشت(7)
علاوه بر این شما می توانید با روش های خلاقانه خود لیست هایی تولید کنید که دارای ستون های با نامهای کوتاه باشند مثلا می توانید به صورت موقت عناونی آزمون ها را به صورت (واریز، پارسال، کل، قسط1، قسط2 و .... ) اصلاح کنید، و پس از تمام عمل تولید و چاپ لیست ها دوباره عناوین را به نام آزمونها تغییر دهید.

تنظیم مسیر خروجی فایل های PDF
برای استخراج گزارش، نمودار لیست نمرات و کارنامه های گروهی به فرمت فایل های PDF، نیاز است مسیری تعیین کنیم تا فایل ها به صورت دسته ای وگروهی استخراج شوند، در این بخش می توانید مسیر استخراج فایل های PDF را تعیین کنید.

نام فایل های PDF و مسیر فایل PDF نیز می تواند به صورت اختصاری از عبارت های لاتین و اعداد تشکیل شده باشد، همچنین می توان نام مسیر و نام فایل ها را متناسب با نام فایلی که قرار است استخراج شود و به فارسی انتخاب کرد اما این امکان در برخی از ویندوز ها امکانپذیر نمی باشد، لذا هر دو امکان فراهم شده است. البته این تنظیمات از داخل بخش های دیگر نیز در دسترس خواهد بود.
مزایا استفاده از فایل های PDF :
1-پرهیز از چاپ های بی مورد- اقدام جدی در جلوگیری از اتلاف هزینه ها
2-استفاده از فایل های استخراج شده در مانیتور به منظور تحلیل اطلاعات و با قابلیت های رنگی، بزرگنمایی بهتر بجای چاپ با چاپگرهای سیاه و سفید با قدرت تفکیک محدود
3-استفاده از فایل های PDF در همایش ها و جلسات به منظور ارائه نتایج آزمون ها و ... بخصوص شورای دبیران، دانش آموزی، اولیاء و ادارات
4-بایگانی نتایج در سی دی
5- ارسال راحتتر گزارشات به مراجع ذیصلاح و طرف حساب با آموزشگاه.
6-امکان انتقال فایل ها از یک سیستم به سیستم دیگر به منظور استفاده از چاپگرهای رنگی و ...
7-یکی از نرم افزارهای پر کاربرد به نام PDF Merger می تواند فایل های PDF را به ترتیبی که شما مد نظر دارید به هم متصل کند این نرم افزار حتی می تواند فایل های گزارشی شما را که با ورود نوشته اید را با یک مدیریت صحیح به گزارشات صادره از این نرم افزار متصل نماید. توجه مدیران محترم آموزشی را به گزارشات برنامه عمل، کمیته کیفیت بخشی و ... جلب می نماید.
یک کاربرد واضح: می توان به تولید لیست حضور و غیاب کلاس ها به صورت فایل های PDF و قراردادن این فایل در رایانه های مختلف بخش اداری آموزشگاه و چاپ آنها به کرات بخصوص در ابتدای سال تحصیلی اشاره کرد.

تنظیم و تغییر حالت نرم افزار از نمره ای به توصیفی و برعکس
در روش و راهکار ارائه شده در کارنامه ماهانه ماهکار، حفظ مزیت امکان چاپ و صدور نمودارها برای مدارس توصیفی مد نظر قرار گرفته است
بجای استفاده از توضیحات طولانی و مکرر در کارنامه توصیفی این راهکار ارائه شده است:
استفاده از آیکن ها در کارنامه ها و لیست ها و ارائه یک توضیح در گوشه لیست یا کارنامه
خیلی خوب
خوب
قابل قبول
نیاز به تلاش بیشتر
برای تنظیم روش کار نرم افزار، برای ارائه کارنامه ها و لیست های توصیفی:
کافیست از منوی پایینی بخش ، عبارت توصیفی را انتخاب کرده و محدوده نمرات توصیفی را نیز تعیین کنید:
روش اول : در این نرم افزار ورود نمرات بر اساس معیاری که خود شما تعیین می کنید امکانپذیر می شود
روش دوم : تعیین محدوده نمرات بین (0تا20)

روش اول: در این نرم افزار ورود نمرات بر اساس معیاری که خود شما تعیین می کنید امکانپذیر می شود:
درج نمره 4 برای عبارت توصیفی خیلی خوب
درج نمره 3 برای عبارت توصیفی خوب
درج نمره 2 برای عبارت توصیفی قابل قبول
درج نمره 1 برای عبارت توصیفی نیاز به تلاش بیشتر
برای اینکار در بخش انتخاب مدل کارنامه، در بخش پایین اعداد 10و15و18و20 را به 1و2و3و4 تغییر دهید
در این روش امکان آمارگیری و ساخت نمودارها توسط خود کاربران نادیده گرفته شده است و تنها ثبت نمرات توصیفی و ارائه لیست نمره دبیر و کارنامه های توصیفی نرم افزار مورد بهره برداری قرار خواهد گرفت، 11 مدل لیست نمره دبیر توصیفی، و 9 مدل کارنامه توصیفی قابل بهره برداری است

روش دوم: تعیین محدوده نمرات بین (0تا20)
محدوده 0 تا 10 به عنوان نمره نیاز به تلاش بیشتر
محدوده 10.01 تا 15.00 به عنوان نمره قابل قبول
محدوده 15.01 تا 18.00 به عنوان نمره خوب
محدوده 18.01 تا 20.00 به عنوان نمره خیلی خوب،
که به صورت زیر قابل تنظیم خواهد بود:
درج نمره 20 برای عبارت توصیفی خیلی خوب
درج نمره 18 برای عبارت توصیفی خوب
درج نمره 15 برای عبارت توصیفی قابل قبول
درج نمره 10 برای عبارت توصیفی نیاز به تلاش بیشتر
در این روش میتوانید برای افزایش دقت، از نمره اصلی دانش آموز نیز بجای نمرات 20و18و15و10 استفاده کنید، مثلا 17و16و14و12و10و9 و ... که هر نمره ای در هر محدوده ای معنی توصیفی همان محدوده را خواهد داد.به عنوان مثال نمره 18.5 و نمره 19 و 19.5 و 19.75 نیز مانند 20 مفهوم خیلی خوب را خواهد داشت. حُسن این روش ثبت نمره اینستکه، می توانید به صورت گزارش و نمودارهای معنی دار عملکرد آموزشی خود را تحلیل کنید.(در بخش گزارات و نمودارها) توجه داشته باشید نمودارها بر مبنای 0 تا 20 ارائه خواهند شد.

 
اما اگر چنانچه شما هم مانند کارشناسان آموزش و پرورش بر ثبت و محاسبه نمرات بر مبنای 0 تا 20 اعتقادی ندارید می توانید تنها به استفاده از کارنامه های توصیفی (9 مدل کارنامه) و لیست نمره توصیفی معلم(11 مدل لیست نمره) اکتـــــفا فرمائید.

بجای استفاده از توضیحات طولانی و مکرر در کارنامه توصیفی این راهکار ارائه شده است:
استفاده از آیکن ها در کارنامه ها و لیست ها و ارائه یک توضیح در گوشه لیست یا کارنامه
خیلی خوب
خوب
قابل قبول
نیاز به تلاش بیشتر

یک لیست به نام لیست دروس یک کلاس در نگارش 1.2 (و به بعد) ارائه شده است که در آن می توان تمامی دروس یک کلاس را در بالای اسامی دانش آموزان داشت.
این لیست که هم برای توصیفی و هم نمره ای ارائه شده است، بخصوص برای دبستان ها - که تقریبا همه دروس یک کلاس توسط یک معلم ارائه می شود و مورد ارزیابی قرار میگیرد- کاربرد دارد.
این لیست هم به صورت بدون نمره و هم با نمره قابل نمایش، چاپ و صدور به صورت فایل های PDF است.
این مدل لیست نمره برای نمرات توصیفی و غیر توصیفی(0-20) ارائه شده است