منظور از استخراج اطلاعات از نرم افزار دانا، استخراج اطلاعات بدون اجازه و موسوم به هک یا کرک نیست، در روشی که ذیلا ارائه گردیده راهنمایی لازم به منظور استخراج کاملا طبیعی ومتعارف برای کاربرانی که دسترسی به این نرم افزار و اطلاعات آن دارند توضیح داده شده است، لازم به ذکر است دسترسی به این نرم افزار فقط توسط دفترداران معتمد آموزشگاه ها و تنها با گذرواژه امکانپذیر است. لذا قصد هیچگونه سوء استفاده نیست. ضمنا نحوه استخراج داده ها از نرم افزار دانـــا تنها به منظور استفاده از آن برای آنالیز نمرات در نرم افزار TAnalize توضیح داده شده است، استخراج اطلاعات از سایر گزارش های این نرم افزار نیز میسر است که در این بحث و نرم افزار TAnalize کاربردی ندارد.

در این بخش باید توجه داشته باشد که انواع مختلفی لیست نمرات قابل تولید هستند از این بین تنها دو نوع لیست مورد استفاده واقع خواهد شد، لذا از تهیه لیست های نامرتبط و ارائه به نرم افزار تحلیلی نمرات پرهیز فرمائید.

دو لیست مورد بحث عبارتند از : لیست نمرات نوبت اول/و/لیست نمرات نوبت دوم

از جمله لیست های دیگر که می توان در این بخش تولید کرد لیست های نمرات نوبت تابستانی و نوبت نهایی است که برای نرم افزار تحلیل نمرات کاربردی ندارد

در مرحله استخراج اطلاعات دقت کنید که حتما فایل (Excel Data Only (*.xls را استخراج کنید ، چونکه یک مدل دیگر برای استخراج اطلاعات لیست نمره دبیر وجود دارد که   (Excel  (*.xls نامیده شده و عبارت Data Only را ندارد و بسیار به هم ریخته است و اصلا به کار نمی آید؛ اما استخراج doc و rtf هیچ فرقی با هم ندارند.

بتدا سال و دوره تحصیلی که می خواهید از آن گزارش تهیه کنید انتخاب کنید بعد، از منوی مدارک تحصیلی گزینه گزارش ریز نمرات را انتخاب کنید،

 بقیه کار مشخصه اما قدری توضیح خواهیم داد:

 نوبت اول یا دوم ا انتخاب کنید

روی دکمه رادیویی با نمره کلیک کنید

روی دکمه تیکدار بالای صفحه کلیک کنید تا همه لیست ها انتخاب بشه البته می تونید همه لیست ها را تیکدار نکنید،

مثلا در مدارس فنی و کاردانش لیست نمرات نوبت اول دروس فنی بدون نمره است، خوب می تونیم انتخابشون نکنیم:

بالای پنجره نمایش گزارش کنار دکمه Print یک دکمه دیگه وجود دارد که در شکل زیر نشان داده شده
این دکمه استخراج اطلاعات Export :

 مدل های مختلفی را می توان  استخراج کرد اما اینجا سه مدل بیشتر بدرد ما نمی خورد که تنها دو مدلش را استفاده خواهیم کرد:

و

در مرحله استخراج اطلاعات دقت کنید که حتما فایل (Excel Data Only (*.xls را استخراج کنید ،چونکه یک مدل دیگر برای استخراج اطلاعات لیست نمره دبیر وجود دارد که   (Microsoft Excel  (*.xls نامیده شده و عبارت Data Only را ندارد و بسیار به هم ریخته است و اصلا به کار نمی آید؛ اما استخراج doc و rtf هیچ فرقی با هم ندارند.آدرس فایلهایی رو که Save می کنید به خاطر بسپارید تا در نرم افزار تحلیل نمرات گام اول بتونید راحت پیداشون کنید.