درباره نحوه ورود اطلاعات از فایل های Excel، به نرم افزار بتفصیل در صفحه ( زبانه ورود اطلاعات کلاسبندی از سایر نرم افزارها: ورود تمام اطلاعات از یک فایل Excel)توضیح داده شده است.

همچنین درباره تهیه و استخراج فایلهای Excel از نرم افزار دانا، در این صفحه (ورود اطلاعات از فایل Excel Data Only خروجی دانا در ماهکار) به صورت مفصل توضیح داده شده است.

توضیح آنچه در فیلم بالا مشاهده می شود:

- پس از استخراج یا تنظیم فایلی که تمام اطلاعات در آن واقع شده است به این صفحه رجوع می کنیم.

منظور از تمام اطلاعات به شرح زیر است:

کلاس، نام خانوادگی و نام(یا نام و نام خانوادگی)، رشته، پایه، نام درس، نام دبیر، نمره آزمون اول، نمره آزمون دوم، ... نمره آزمون دوازدهم

در این روش ستون های اطلاعات می تواند به ترتیب بالا نباشد.

در این روش می توان بین ستون ها اطلاعاتی به غیر از اطلاعات خواسته شده وجود داشته باشد.

در این روش می توان برخی ستون های اطلاعات را نداشت.

ردیف های خالی را شناسایی و حذف کنید.

اما آنچه در این روش اهمیت دارد تکرار معقول داده هاست که در ستون ها می تواند تکرار شده باشد و اینت تکرار باید حتما معقول باشد(در مورد تکرار معقول داده ها در همین صفحه، پایینتر توضیح داده شده است).

در ادامه ستون هایی که در آنها فایل Excel حاوی اطلاعات مورد نظر است معرفی شده است.

در روشی که هماکنون در حال بررسی آن هستیم، داده ها در هر ستونی می توانند قرار داشته باشند که یک فرق اساسی این روش با روش دریافت داده ها از فایل Excel برمبنای الگو در همین است.

پس از دریافت اطلاعات از فایل های اکسل، اطلاعات مستقیما به جداول اطلاعاتی نرم افزار کارنامه ماهانه وارد نخواهدشد،( چرا که اینکار ممکن است به اطلاعات و خواسته های شما لطمه وارد کند) بلکه ابتدا در جداول موقتی قرار خواهند گرفت تا شما آنها را بازرسی و چک کنید، پس از چک نهایی و تائید خود شما، از طریق کلیک روی دکمه "ورود داده ها به جدول اطلاعاتی نرم افزار" ، اطلاعات از جداول موقت به جداول اطلاعاتی اصلی نرم افزار کارنامه ماهانه، انتقال خواهند یافت، و سایر تنظیمات، تلفیق ها و محاسبات به صورت خودکار اعمال خواهد شد.

توضیح درباره تکرار معقول داده ها:

مثلا: فایل Excel نمونه (از این لینک دریافت کنید) نگاه کنید.

  Class TECH LES RESH PAY STUDENT A01 A02 A03 A04 A05 A06 A07 A08 A09 A10 A11 A12
1 1 دامانی اجتماعی دبستان اول آقاجانی احسان 10 17 14.5 5.5 13.5 19.5 20 10 13.5 13.5 14.5 20
2 1 محمدنیا انگلیسی دبستان اول آقاجانی احسان 2.5 13 11.5 2.5 11.75 4 17 4 11.75 5 6 15
3 1 بنایی بخوانیم دبستان اول آقاجانی احسان 3 8.5 11 11 5.5 9.5 15.5 1 5.5 6.5 10 14.5
4 1 ابراهیمی بنویسیم دبستان اول آقاجانی احسان 10 10 12 12 10 10 15 10 10 10 10 16.5
5 1 مطلق ریاضی دبستان اول آقاجانی احسان 0.01 2 7 0.01 1 2.5 16.5 0.5 1 4 10.5 10.5
6 1 محمدی علوم دبستان اول آقاجانی احسان 5 10.5 10.5 3 10 12 13 1 10 3.5 11 18.5
7 1 ابراهیمی قرآن دبستان اول آقاجانی احسان 9 12.5 13 3 11.5 12 17 11.5 11.5 12.5 10.5 18.5
8 1 ابراهیمی خوشنویسی دبستان اول آقاجانی احسان 20 20 20 17 20 20 20 20 20 20 20 20
9 1 عبدی ورزش دبستان اول آقاجانی احسان 18 17 19 17 18 18 18 16 18 20 19 20
10 1 شعبانی هدیه های آسمانی دبستان اول آقاجانی احسان 12 18 16.5 11.5 14.5 17 16 11 14.5 16 18 18.5
11 1 دامانی اجتماعی دبستان اول بسیج محمدحسین 13.5 11 20 3 20 12 8.75 8 20 0 13 14
12 … … … … … … … … … … … … … … … … … …
19 1 عبدی ورزش دبستان اول بسیج محمدحسین 18 18 16 18 16 19 19 16 16 17 19 18
20 1 شعبانی هدیه های آسمانی دبستان اول بسیج محمدحسین 14.5 16 14 14 17 11.5 10 15.5 17 0 12 19
300 … … … … … … … … … … … … … … … … … …
301 2 دامانی اجتماعی دبستان دوم  صوفیانی مجتبی 10 19 13 13 15.5 16 4 20 15.5 19 18.5 20
302 2 محمدنیا انگلیسی دبستان دوم  صوفیانی مجتبی 4.5 5.5 2.5 7.5 10.5 10.5 4 12 10.5 12.5 10 16.5
303 2 حسینی بخوانیم دبستان دوم  صوفیانی مجتبی 4.5 7 2.5 10 5 9 2.5 11 5 10 10 12
889 … … … … … … … … … … … … … … … … … …
890 3 محمدفتاحی هدیه های آسمانی دبستان سوم یوسفی محمدرضا 15 0 10 10 9 10 0 11 9 12.5 19 10
                                     

خلاصه اطلاعات موجود در فایل مورد بحث در جدول بالا نمایش داده شده است.

همانطور که ملاحظه می فرمایید از ردیف 1 تا 10 اطلاعات مربوط به دانش آموز آقاجانی احسان، دیده می شود 

در اطلاعات 10 ردیف مذکور برخی اطلاعات تکراری و برخی غیر تکراری است، ولی همگی اطلاعاتی است که مربوط به دانش آموز آقاجانی احسان می باشد.

از جمله مواردی که در ردیف ها مکررا تکرار شده است، مربوط به ستون های : Class(کلاس) و Resh(رشته) و Pay(پایه)  و Student(دانش آموز) است و بعضی برخی از داده های زیر ستون Teach(دبیر) نیز تکراریست.

اما ستون LES (درس ها) برای آقاجانی احسان تکرار نشده اند.

تکرارهای فوق کاملا معقول هستند چرا که منظور از این داده ها به شرح زیر معنی شده است:

نمرات دروس متعددی که دانش اموز اخذ کرده است در جدول دیده می شود که برخی از دروس توسط دبیران مشترک(تکراری) تدریس می شده است، و دانش آموز آقاجانی احسان در کلاس 1، پایه اول و رشته ی دبستان، مشغول به تحصیل است.

... در ادامه اطلاعات مربوط به دانش آموز محمد حسین بسیج از ردیف 11 تا 20 دیده می شود و داده ها به همین فرمت تا ردیف 890 ادامه دارد.....

جدول اطلاعات فوق بر مبنای دانش آموزان مرتب(Sort) شده است.

اگر شکل ترتیبی(Sort) جدول اطلاعات مزبور را تغییر دهید  خواهید دید که دروس نیز تکرار شده اند و تفسیر دیگری از آن بدست خواهد آمد که نهایتا در کل می توان گفت شکل تکرارها به نحوی است که کاملا معقول است.

توضیحات بیشتر در ! راهنمای نرم افزار کارنامه ماهانه - زبانه ورود اطلاعات کلاسبندی از سایر نرم افزارها: ورود تمام اطلاعات از یک فایل Excel

 http://bayanbox.ir/view/824770981097609105/demo.png